Een vergadering is voor de communicatieprofessional geen neutraal podium, want je bent tegelijk adviseur, woordvoerder en bewaker van de boodschap, en die rollen botsen. Collega's zien jou als de persoon die alles gladstrijkt, niet als iemand met een inhoudelijk standpunt, en dat onderschat je positie structureel. Het gevaar zit niet in wat je zegt maar in hoe laat je het zegt, want communicatieprofessionals wachten vaak tot de vergadering al een richting heeft gekozen.
Voor een communicatieprofessional staat in een vergadering de geloofwaardigheid van het hele vakgebied op het spel. Als jij als communicatieadviseur niet scherp en bondig kunt opereren in een bestuurlijke setting, ondermijn je precies het advies dat je anderen geeft. Collega's en leidinggevenden vormen in een vergadering snel een oordeel over of communicatie een strategische functie is of een uitvoeringsdienst, en dat oordeel hangt grotendeels af van hoe jij je in die zaal gedraagt.
Een vergadering is technisch gezien een medium zonder herkansing, want wat je zegt staat meteen in de lucht en in de hoofden van de aanwezigen. Anders dan een persbericht of campagne kun je een vergadering niet redigeren na verzending. Bovendien werkt dit medium op interruptie en onderbreking, waardoor je kernboodschap zelden ongestoord aankomt en je voorbereiding zich moet richten op weerbaarheid, niet op een volledig script.
Te veel details geven waardoor de kernboodschap verdrinkt in communicatiejargon
Communicatieprofessionals neigen naar volledigheid omdat ze gewend zijn verantwoording af te leggen over hun aanpak, maar in een vergadering leest niemand de bijlage, ze luisteren naar de eerste zin.
Wachten tot het einde van de vergadering om cruciale punten in te brengen
Als de vergadering al heeft besloten dat campagne X de richting is en jij brengt dan pas je bezwaar in, ben je geen adviseur meer maar een rem, en dat is een positie die je niet meer kwijtraakt.
Alle vragen beantwoorden in plaats van doorverwijzen naar de juiste persoon
Een communicatieadviseur die elke vraag zelf beantwoordt suggereert dat communicatie een eiland is, terwijl je juist gezag opbouwt door te zeggen: dat is een vraag voor Lars van de juridische afdeling, ik sluit daarna graag aan.
Begin met je conclusie en werk dan pas naar de onderbouwing toe
Zeg niet 'ik heb gekeken naar de doelgroepanalyse en daarin zien we dat' maar begin met 'mijn advies is om dit niet via social media te communiceren, en ik leg uit waarom', want de vergadering beoordeelt je op je positie, niet op je redenering.
Claim bewust spreektijd door vooraf aan te kondigen dat je twee punten wilt maken
Door te zeggen 'ik wil twee dingen inbrengen' dwing je de ruimte om te wachten en geef je jezelf structuur, want communicatieprofessionals die improviseren in vergaderingen verliezen hun punt halverwege aan een interruptie van de financieel directeur.
Gebruik de parkeerplaatsmethode: noteer vervolgpunten zichtbaar op een flipover of whiteboard om zijdiscussies te stoppen zonder ze weg te wuiven
Als Lisa van marketing een interessant maar afleidend idee inbrengt, zeg je 'goed punt, ik schrijf het op zodat we het niet kwijtraken' en ga je door, waardoor jij de regie houdt zonder de ander te kortwieken.
Het meest onderschatte PROOF-element voor communicatieprofessionals in vergaderingen is P, het persoonlijke, omdat zij gewend zijn de boodschap van anderen te bouwen en daardoor in vergaderingen spreken als doorgeefluik in plaats van als iemand met een eigen positie en belang in het onderwerp.
Upload een fragment van je mediaoptreden en krijg binnen minuten een persoonlijke mediascore met concrete feedback.
Probeer PROOF gratisGeen creditcard nodig · Direct aan de slag