In een vergadering heb je als ondernemer zelden de formele autoriteit die anderen in de kamer wel hebben. Je bent te gast, je agenda is niet de hunne, en je hebt misschien tien minuten voordat de discussie afdwaalt naar iets anders. Dat maakt elke vergadering een kleine krachtmeting waarbij voorbereiding het verschil maakt tussen een besluit en een 'we pakken dit later op'.
Als ondernemer sta je in vergaderingen vaak met lege handen tegenover mensen die geen persoonlijk risico lopen bij een nee. Jij wel. Dat verschil in belang bepaalt hoe jouw voorstel ontvangen wordt, en of beslissers bereid zijn hun nek uit te steken.
Een vergadering is geen presentatie. Er zijn interruptions, zijdelingse gesprekken, mensen die op hun telefoon kijken of die agenda-item drie al willen bespreken terwijl jij nog bij item twee bent. Je hebt geen podium, je hebt een tafel, en iedereen heeft evenveel recht om te spreken.
Te veel details delen voordat je de kern hebt verkocht, waardoor beslissers afhaken voordat ze het punt bereiken dat voor hen relevant is
Een CFO of bestuurslid die drie vergaderingen per dag heeft, besluit in de eerste dertig seconden of iets zijn aandacht waard is, en als jij die seconden gebruikt om context te schetsen ben je te laat
Niet in kaart brengen wie de echte beslissers zijn en wie formeel meedoet maar informeel de toon zet, waardoor je je pitch op de verkeerde mensen richt
Bij een gemeente of corporatieve opdrachtgever zit de echte beslissingsmacht soms niet bij de directeur aan tafel maar bij de beleidsadviseur die links van hem zit en nooit iets zegt
Afsluiten zonder concrete vervolgstappen, waardoor de vergadering eindigt met een gevoel van overeenstemming dat bij de koffieautomaat al verdampt is
Marieke van den Berg, inkoopdirecteur bij een middelgroot logistiek bedrijf, dacht na afloop van een vergadering overeenstemming te hebben over een pilotproject, maar omdat niemand iets opschreef lagen er drie weken later twee tegenstrijdige versies van de afspraken op tafel.
Open met één zin die de conclusie bevat: wat wil je en wat levert het de organisatie op, alles wat daarna komt is onderbouwing
Als Jan Hoekstra, eigenaar van een IT-dienstverlener, begint met 'we willen graag samenwerken' is dat een warming-up, als hij begint met 'dit levert jullie 15 procent kostenbesparing op in het eerste kwartaal' heeft hij een gesprek
Stel jezelf voor de vergadering de vraag wie er echt ja moet zeggen, richt je eerste twee minuten op die persoon en benoem expliciet wat het hem of haar oplevert
Bel de organisator of een bekende aanwezige de dag voor de vergadering om te vragen wie er aanwezig zijn en in welke rol, dat kost vijf minuten en voorkomt dat je een uur lang de verkeerde persoon overtuigt
Sluit af met een actielijst die je hardop voorleest, inclusief namen en deadlines, en stuur die lijst binnen 24 uur naar alle aanwezigen
Door de acties hardop voor te lezen geef je aanwezigen de kans te corrigeren of te bevestigen, en zorg je dat iedereen met dezelfde verwachting de deur uitloopt.
Het meest onderschatte PROOF-element voor ondernemers in vergaderingen is de R van Relevant. Ondernemers zijn zo gewend aan hun eigen verhaal dat ze vergeten dat de mensen aan tafel een andere vraag hebben dan 'wat doe jij', namelijk 'waarom zou ik hier nu mijn tijd en handtekening aan geven'.
Upload een fragment van je mediaoptreden en krijg binnen minuten een persoonlijke mediascore met concrete feedback.
Probeer PROOF gratisGeen creditcard nodig · Direct aan de slag