Een rector die een persbericht uitgeeft tijdens een incident, spreekt niet alleen namens zichzelf maar namens een instelling met honderden leerlingen, tientallen personeelsleden en een lokale reputatie die jaren kostte op te bouwen. Het persbericht wordt letterlijk gekopieerd door regionale kranten en nieuwssites, soms zonder één woord te veranderen. Dat betekent dat elke formulering die intern logisch klinkt, buiten de schoolmuren opeens een heel andere lading kan krijgen. Rectors zijn gewend schriftelijk te communiceren naar ouders en bestuur, maar die doelgroep is niet hetzelfde als een redactie die op zoek is naar het scherpste citaat.
Bij een incident, of het nu gaat om een vechtpartij, een klacht over een docent of een inspectiebezoek met negatieve uitkomst, staat de positie van de rector als eindverantwoordelijke direct onder druk. Ouders lezen het persbericht en bellen de redactie als ze vinden dat de rector iets wegmoffelt. Het bestuur leest het en beoordeelt of de rector de school goed vertegenwoordigt. Beide publiekjes lezen hetzelfde document maar met tegengestelde verwachtingen.
Een persbericht is geen artikel en geen brief, het is een stuk dat journalisten gebruiken als grondstof. Zij knippen eruit wat hen uitkomt, citeren de rector letterlijk en plaatsen die zin naast een reactie van een boze ouder of een externe deskundige. Een rector die in het persbericht schrijft dat hij 'de situatie serieus neemt', heeft feitelijk niets gezegd en een journalist weet dat. Die gaat dan bellen voor iets concreets, en dat telefoongesprek is een stuk lastiger te controleren dan een zorgvuldig geschreven persbericht.
Te defensief formuleren waardoor je schuld lijkt te bekennen waar die er niet is
Een zin als 'wij nemen dit uiterst serieus en betreuren de ontstane situatie' klinkt intern verzoenend, maar in een krantenkop leest die als een schuldbekentenis, zeker als er nog geen oordeel is geveld.
Te veel details geven over lopend onderzoek of privacy-gevoelige zaken rond leerlingen
Als een rector in het persbericht schrijft dat 'het onderzoek naar de betrokken leerling loopt', heeft hij al te veel prijsgegeven: ouders en journalisten gaan op zoek naar die leerling en de school kan een AVG-probleem krijgen.
Emotioneel reageren op kritiek van ouders in plaats van zakelijk blijven
Een rector die in het persbericht reageert op specifieke verwijten van ouders, geeft die verwijten legitimiteit en vergroot het conflict in plaats van het te dempen.
Formuleer elke kernzin alsof hij morgen als krantenkop wordt gebruikt, want dat kan letterlijk gebeuren
Schrijf de zin 'Het Meridiaan College zet de veiligheid van leerlingen altijd op de eerste plaats' op een apart vel en vraag jezelf af of je die zin zonder uitleg in een krant wilt zien, zo ja, dan mag hij erin.
Begin het persbericht met je hoofdboodschap, niet met context of aanleiding, want de eerste zin is wat geciteerd wordt
Begin niet met 'Op dinsdag 14 oktober vond er op onze school een incident plaats', maar met 'Het Meridiaan College heeft direct maatregelen genomen na het incident van dinsdag', dan staat de actie centraal, niet de chaos.
Herhaal je kernboodschap twee keer in andere bewoordingen zodat een journalist altijd een bruikbaar citaat heeft dat klopt
Schrijf als tweede alinea een zin als 'Directeur Sandra Koopmans: wij handelen snel en transparant', dan heeft een journalist een geciteerde naam en een heldere boodschap, en hoeft hij niet te bellen voor iets wat je liever niet ongecontroleerd uitspreekt.
Het meest onderschatte PROOF-element voor een rector in een persbericht is P, het persoonlijke. Rectors schrijven instinctief in de wij-vorm namens de school, maar journalisten en ouders willen weten wie er verantwoordelijkheid neemt, een naam en een gezicht maken het persbericht geloofwaardig en halen de anonieme, institutionele toon eraf die wantrouwen wekt.
Upload een fragment van je mediaoptreden en krijg binnen minuten een persoonlijke mediascore met concrete feedback.
Probeer PROOF gratisGeen creditcard nodig · Direct aan de slag